Redmineで勤怠連絡をしてみる

近年、IT市場の労務環境に対しメスが入り始めた一方、未だにExcel文化から抜け出せずいる。あなたの会社でもメールやLineなどで勤怠のやり取りを行っていないだろうか?

このような事で困っていないですか?

  • 体調不良で休む際、常駐先から現場リーダ/営業/上司/上長…など複数人に報告をしなければならない。
  • 部下の勤怠管理をしなくてはならなかったが、報告がなかったため月末に出勤簿を提出されたときに初めて高稼働だったと気付く。
  • 日々、勤務時間を記録しなくてはならないが、月末になってあいまいな記憶で出勤簿を作成している。
  • 勤怠管理システムを導入したいが、多額の費用を払ってまでやる必要性を感じていない…etc

そこで、

オープンソースのRedmineを用いて、簡易的な勤怠申請システムを構築してみる。

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トラッカーの分類

  1. 残業申請:残業が発生する場合に報告するチケット
  2. 遅刻・早出:始業時間より遅く出社する場合に報告するチケット
  3. 早退・遅出:終業時間より早く退社する場合に報告するチケット
  4. 休日出勤:法定休日に出社する場合に報告するチケット
  5. 休み:午前半休・午後半休・全休など休暇を取得する場合に報告するチケット
  6. 出社退社の記録:出勤時間と退社時間を日々記録していくチケット(報告者用)

残業申請(例)

  • 標準フィールド:担当者のみ
  • カスタムフィールド:申請日(カレンダー)、退社(テキスト)

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休み(例)

  • 標準フィールド:担当者のみ
  • カスタムフィールド:申請日(カレンダー)、休暇種別(リスト)

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ワークフローの設定(ステータス)

  1. 申請中:報告者、開発者、管理者
  2. 承認済み(開発者):開発者、管理者
  3. 承認済み(管理者):管理者 ※終了したチケットに設定

workflow項目の最適化

できる限り項目を減らし、必要な情報のみに絞る工夫をする。

  • ワークフローには標準で「却下」という項目があるが、実運用では”申請の再提出”となるはずなので、間違った申請を出してきた場合は開発者及び管理者は「申請中」に戻させる運用にするべき。
  • 同じ意味をもつ項目(欠勤⇔全休(有給),遅刻⇔早出..etc)は同じフィールドに設定する。
  • 日々の勤務時間は報告者本人にチケットで”任意”で記録させ、上司/上長は残業申請のチケットに対し、「作業時間の記録」で残業時間の累計を管理することで効率的な運用を行う。

Redmineの運用ルール

例えば、電車遅刻した際に遅延証明書を添付しないと承認できないというルールを作ると、虚偽の遅刻などが減らせる。常駐先では自社用でインターネットが利用できない場合が殆どだと思われるが、スマートデバイスがあればブラウザやRedmine専用のアプリから勤怠申請を行うことが可能である。

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企業の就業規則や労働基準法に則った運用が必要なため、本格的に使用する場合は管理部門の承認が必要である。まずは小規模組織内でのトライアル利用を推奨する。

 

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