SPAの検索機能
前回は、SPAの全貌を紹介しました。
【前回の記事はこちら】
→ SPA －OCR×文書管理－ – バンブロ ！電子文書管理のノウハウ集 (techvan.co.jp)
その中でも扱った「検索機能」について、今回はより詳しく説明していきたいと思います。（バージョン10.4での情報です）
１．概要
SPAでは、アーカイブされた文書の中から文書を検索して参照したり、プレビューしている文書内で参照したい箇所を検索して特定したりすることができます。検索機能では、文書が持つさまざまな情報を検索条件として利用することができます。また、アーカイブされた文書の中から参照したい文書を検索する場合は、設定した検索条件を保存しておくことで、繰り返し利用したり、複数のユーザーで共有したりできます。フォルダーを検索する場合も同様に、保存された検索条件を利用することができます。
２. 検索の種類
２－１. フォルダー検索
フォルダー検索は、その名の通りフォルダー名を検索します。
【1】画面上部のメガネボタンを押下します。
【2】詳細条件の「フォルダー検索」を押下します。
【3】フォルダー検索の欄にチェックを入れます。
【4】フォルダー名の入力欄に、検索したいフォルダー名を入力します。（今回はTESTというフォルダーを検索）
【5】検索結果が表示されます。
このように、任意のフォルダーを簡単に検索することができます。
「と一致する」の項目を「～を含む」などに変更すれば、「TEST１」などのフォルダーも検索結果として表示させることができます。
２－２. プロパティ検索
SPAでは、収納された電子ファイルにカスタムプロパティを設定することができ、その内容をもとに検索をすることができます。（以下、前回の記事より引用）
例えば、期限が4月までの契約書を検索したいとします。
プロパティの検索から「期限」という項目を選び、
「4月」と入力したのち「を含む」にドロップダウンリストを変更し検索をかけます。
すると、このように検索結果の欄に期限が4月までの書類（ここでは契約書A）が絞り込まれ、表示されます。
プロパティ検索により、探したい文書を手早く見つけることができます。
２－３. SVF検索フィールド
SVFとは、SPAと連携可能な帳票作成・印刷することができるツールです。SVFで作成したPDFファイルに埋め込まれた「SVF検索フィールド」を対象に、SPAではその内容からファイルを検索をすることができます。
SVF検索フィールドの検索では、SVF検索フィールド名と値の組み合わせを指定します。名前と値の組み合わせを指定することで、特定のフィールドに入れた特定の値（文字、日時、数値など）を検索することができます。
※プロパティエディター内「検索フィールドとして使用する」にチェックを入れると、SPA内の「SVF検索フィールド」から検索が可能。
SVF検索フィールドは文書定義ごとに管理されるので、SVF検索フィールドによる検索で検索の対象とする文書は、文書定義を指定してアーカイブする必要があります。
※「SVF検索フィールド検索」の操作権限が必要です。
２－４. 明細検索
文書の検索と文書内検索で使用できる検索方法です。
SPA上のPDFファイルに含まれる明細行を対象に検索します。明細検索の対象となるのは、SVF検索フィールドです。
※明細検索するには、検索対象の文書定義のアクセス権「読み込み」が「許可」になっている必要があります。
３．検索条件の保存
SPAでは、一度用意した検索条件を名前を付けて保存し、再び同じ条件を簡単に使用することができます。
【1】検索条件を指定した後で、画面左に表示される赤枠のボタンを押下します。
【2】今回は検索条件名に「サンプル」と入力し、保存します。
【3】「サンプル」という検索条件が保存されました。
検索条件は、下図のマークからも作成することができます。
このように、設定した検索条件を保存しておくことで、繰り返し同じ条件を使用する際、簡単に検索することができます。
いかがだったでしょうか。
SPAは、ボタンによる簡単な操作で文書管理をすることができます。
テクバンの「SPA紹介ページ」もあわせてご覧下さい。
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