SPA －OCR×文書管理－
「書類の整理が大変」「保管する場所がない」と、書類の管理にお困りではありませんか。
今回紹介するSPAは、そんなお悩みをまとめて解決してくれる便利なツールです。
１．SPAの概要
SPAとは、OCRを利用した紙媒体の書類のデータ化や、自動振り分けをはじめとした電子文書管理を行うことができるツールです。ファイルの種類で振り分けたり、画像ファイルの日付、数字や文字を読み取ることで、人が書類をファイリングする際の「仕分けのルール」を自動化することもできます。これまで人が作業していた業務を自動化させることで作業工数を大きく削減することができ、その分、別の作業に充てることができます。ユーザーは、Webブラウザからログインして、割り振られた権限のもと検索、閲覧、ダウンロードをするといった操作を行うことができます。
今回はそんなSPAを紹介します。（バージョン10.4での情報です）
２. SPAで出来ること
２－１.「OCR」による電子化
OCR（Optical Character Recognition/Reader）とは、手書きや印刷された文字をイメージスキャナなどで読みとり、コンピュータが利用できるデジタルの文字コードに変換する技術のことです。この技術を利用して、書類を手間なく電子化することができます。
２－２. 自動振り分け
SPAは、対象となるPDF帳票の記載内容やシステム日付、プロパティ情報などの様々な情報をOCR技術によって読み取りながら「仕分けとフォルダー作成」を行い、対象のPDF帳票を目的のフォルダーに保管することができます。
振り分ける条件は
・ファイル名
・システム日付（取り込み時の⽇付時刻）
・PDFのプロパティ（タイトル、作成者など）
・OCR（画像ファイルからOCRで取得したデータ） などがあります。
例えば、デスクトップ上の「業務」の中の「SPA監視フォルダ」を監視対象のフォルダーに設定し、「～.pdf」というファイルが入ってきたときに、自動的にSPA上にアーカイブが保存される設定を行います。
スケジュールを設定することで、設定した間隔でフォルダが監視され、アーカイブが自動で保存されます。今回の設定の場合、10秒間隔でフォルダーからアーカイブが取られることになります。
今回はファイル名から会社名を取得し、その名前でフォルダをadminの配下に作成します。その中にファイルをアーカイブします。
実際に、「契約書_テクバン.pdf」というファイルを「SPA監視フォルダ」にドラッグ＆ドロップしてみましょう。
「admin」配下に「テクバン」というフォルダが自動で生成され、その中に先ほど入れた「契約書_テクバン.pdf」というファイルが入っていることが確認できます。
SPAにアーカイブできるファイルは、PDF、画像ファイル（BMP・JPEG・PNG・TIFF）、Microsoft Officeファイル（Excel・PowerPoint）、テキストファイルなどです。アーカイブの際はフォルダを自動生成し、そこにファイルが保存されます。
２－３. 検索機能
OCRで電子化し、自動でフォルダに振り分けられたデータは、全⽂検索はもちろん、⽂字、数字、⽇付による部分⼀致や範囲検索をすることが可能です。
例えば、期限が4月までの契約書を検索したいとします。
プロパティの検索から「期限」という項目を選び、
「4月」と入力したのち「を含む」にドロップダウンリストを変更し検索をかけます。
すると、このように検索結果の欄に期限が4月までの書類（ここでは契約書A）が絞り込まれ、表示されます。
検索機能を使うことにより、紙媒体に比べ、探したい文書を手早く見つけるができるようになります。
２－４.その他の機能
●セキュリティコントロール
SPAでは、原本のPDFに⼿を加えることなく、仮想PDFでパスワード設定や印刷不可、透かしやマスク、墨消しなど、細かい設定が可能です。
また、改ざんを防止するタイムスタンプ、電子署名にも対応しています。
●仮想文書
SPAは、原本のPDFに手を加えることなく、仮想PDF（SPA上のショートカット）として文書を扱うことができます。原本を保護しながら、複数の文書を1つのファイルにまとめたり、ページ単位に切り出して1つのファイルにしたりして利用できます。
●データを可視化
データ化することにより、自動集計や可視化といった活用が可能になります。BIダッシュボード「MotionBoard」を利用すれば、簡単に可視化できます。
SPAの操作ログや文書内の明細情報をデータ化することで、今まで得られなかった傾向値を分析できるようになります。
「MotionBoard」に関しては、以下のページをご参照ください。
→ MotionBoard データを集約・可視化 BIダッシュボード | ウイングアーク１ｓｔ
いかがだったでしょうか。
SPAは、ボタンによる簡単な操作で文書管理をすることができます。
テクバンの「SPA紹介ページ」もあわせてご覧下さい。
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