テレワーク中のトラブル対策!!【RPA活用例】

こんにちは!TECHVAN RPAチームです!

最近、新型コロナウイルス感染症の感染拡大防止のため、テレワークという会社に出社しない働き方が注目されていますね。

私たちの会社でも、緊急事態宣言の発令を受けて、テレワークへ移行しました。

今日は、私たちがテレワーク中に直面した問題と、それをどのように乗り切ったのか、体験談をお話しします!

 

【登場人物】

 TECH(てっく)ちゃん:
  社会人5年目。28歳女性。
  バックオフィス系部署から、RPAチームに異動。
  バックオフィスでの事務経験を活かし、社内にてRPA推進中。

 VAN(ばん)先輩:
  36歳男性。
  RPAチームリーダ―。
  仕事がデキて頼りになる、憧れの先輩。

 

テレワークとは?

ICT(情報通信技術)を活用した、場所にとらわれない柔軟な働き方のことをテレワークといいます。

会社PCを自宅またはその他会社以外の場所から使用して、業務を行うことを指します。

 

テクバンのテレワーク

緊急事態宣言による外出自粛期間中のため、私たちはそれぞれ自宅から業務を行っています。

テレワークを開始するにあたり、テクバンではリモートデスクトップ方式を採用しました。

オフィスにある会社PCを起動しておき、自宅のPCから遠隔操作をする方法です。

テレワークへの移行準備をしている頃、ふと、ランチの途中に

VAN先輩が言いました。

「テレワーク中に、もしリモートデスクトップにアクセスできなくなったら困るなあ…」

僕が毎週作成しているお客様向け資料は、会社PCを使って最新データを取得し、反映しなければなりません。もしも、リモートデスクトップへアクセスできなくなったら、社内でのみアクセス可能なシステムが使用できなくなってしまうことが気がかりなんですよね。

 

TECHちゃんは答えました。

「そういえば、VAN先輩、毎週お客様資料を作成されていますよね。その業務が止まってしまったら、困りますよね。」

 

続いてVAN先輩はTECHちゃんに相談をしました。

「テレワーク中も資料をメール送信するとお約束しているから、最新データを取得する必要があります。何らかの方法で最新データさえ取得できれば、データの加工や資料の作成、お客様へのメール送信は自宅で行うことができます。…RPAを使って、どうにかできないかな? TECHちゃん何かいいアイディアありませんか?」

 

TECHちゃんは考えを巡らせました。

(RPAでできるのは、人間の代わりに、システムを操作したりメールを送ること。だったら、システムからダウンロードしたcsvデータをメールで送信したら、VAN先輩の仕事は自宅でもできるのでは?) 

TECHちゃんは、VAN先輩にこのように提案しました。

「RPAを使って担当者が社内で業務を行っているのと同様に作業を自動化し、
 万が一、リモートデスクトップへアクセスできなくなっても、
 担当者の代わりに作業を行ってくれるように準備をするのはどうでしょう?」

 

VAN先輩は、TECHちゃんの考えを詳しく聞いた上でアドバイスを加え、依頼をしました。

「良いですね!この方法でやってみましょう。では、この仕組みでRPAロボットを作成してください。」

・・・

  

TECHちゃんは、VAN先輩の指導のもとRPAロボットを作成し、テレワーク開始前に準備を終えることができました。

また、VAN先輩は、RPAチームメンバーにこの方法を共有して、社内でのみアクセス可能なシステムを使って作業をしているメンバーは、全員同じように事前の対策をしておくように指示しました。

 

「TECHちゃん、手伝ってくれてありがとう!いよいよ明日からテレワーク開始だね!」

  

  

 

RPAでテレワーク中のトラブルを回避!!

VAN先輩の悪い予感が的中…

私たちは、TECHちゃんがRPAを使ってVAN先輩の業務が継続できるように対策を行った上で、テレワークへ移行しました。

テレワークを始めてしばらく経つと、RPAチームメンバーからこのような声が届きました。

 

 

 ①インターネット回線速度の低下による作業効率の低下

  リモートデスクトップ上の画面の動きが重たく、

  通常時に比べて作業しにくい状況になることが

  あって困っている。

 

 

  

 ②システム障害

  リモートデスクトップへのアクセスができない、

  というトラブルが発生した。(数件発生)

 

 

  

VAN先輩の会社PCも一時的にリモートデスクトップアクセスができなくなってしまったのですが、事前の対策のおかげで、自宅にいながら、最新データを取得し通常と遜色ない資料の作成を行い、予定通りのお約束に間に合わせてお客様へ資料をメール送信することができました!

 

また、他のRPAチームメンバーも通常に比べて多少不便を感じたものの、滞りなく業務を継続することができ、納期や定例スケジュールを守って作業を進められました。

 

TECHちゃんとVAN先輩の事前の対策によって、テレワーク中にトラブルが発生しても、RPAチームの業務は停止することなく、通常通り行うことができました!!

 

テクバンのRPA活用法

~ 事 例 紹 介 ~

【業務内容】定例資料作成用データの抽出

 (※ただしデータ内容は、秘匿性の低い情報であるものに限る)

  

 (手作業フロー) 

 

 

リモートデスクトップへアクセスできなくなると、社外から「①社内システムからcsvをダウンロード」する作業を行うことができず、業務が止まってしまいます…

この作業を滞りなく行うために、次のフローのようにRPAロボットに代行してもらうことにしました!!

 

 

 (自動化フロー)       (※フロー①~③をRPAが行う)

 

 

このように、テクバンではテレワークへの移行をきっかけに、RPAの新たな活用を始めました!

テレワーク中に起きるであろうトラブルを事前に予測し、RPAを使って万が一に備えたことで、テレワーク中の業務停止を回避し、業務を継続することができています!!(現在進行中!)

 

 

 

 

まとめ

テクバンでは、テレワークへの移行をきっかけに、危機管理の観点から、RPAの新たな活用法を見い出すことができました!
社内でしかできない作業をRPAに代行してもらうことで、支障をきたすことなく、業務を継続することができています。
通常時と同等の品質を保ち、納期を守って業務を継続することができました。

皆さんも、業務継続のためにRPAを活用してみるのはいかがでしょう?

 

 

☆後日談☆

リモートデスクトップへアクセスできないという不具合が発生していましたが、こちらは回線混雑による一時的なものであることが判明しました。システム障害が発生したPCも情報システム部門の処置により、無事テレワークができるように復旧されました。

 

★☆お問い合わせはこちら☆★

↓   ↓   ↓ 

 テクバンお問い合わせフォーム