SharePoint Online展開支援ツール「Powell 365」の紹介

こんちには！テクバン サポート チームの渡辺です。
みなさん、Office 365は使いこなせていますか？

今回はSharePoint Onlineを更に使いやすくするための
サードパーティ製品をご紹介します。

その名も、「Powell 365」です！

SharePointでよくある悩み

SharePoint Onlineではそろそろモダン機能が前提になりつつありますが、
まだ色々と悩ましい部分が多いです。
ありがちな課題としては以下が挙げられます。

• サイト内の情報が探しづらい
• 投稿画面がどこにあるか覚えられない
• サイトのテンプレート化と展開ができない

Powell 365はSharePointサイトを拡張し、優れたデザインと強力なテンプレート化・展開機能でこれらの問題を解決します！

Powell 365の特徴1：強力なWebパーツ

Powell 365 では、Powell Software 社が開発した強力なWebパーツを利用することができます。特に検索型のWebパーツが強力で、自由なクエリを記述したり絞込みを実現したりすることができるため、情報の格納場所に制限されることなくコンテンツを表示することができます。

上の画像は、3つの種類のWebパーツを配置したサンプルです。

　・検索用のテキストボックス
　・絞込み
　・検索クエリの実行

このサンプルでは、SharePointのテナント全体から「ニュース」「ドキュメント」「イベント」を集約して表示しています。

特定の場所から情報を取得しているわけではないので、サイトが増えたり減ったりしてもこのページには手入れをする必要がありません。

このように、Powell 365 が提供する検索型のWebパーツを利用すると、サイトコレクションの垣根を越えて柔軟に情報を表示することができるため表現力がグッと高まります。

その他にも、ユーザーのメールボックスや予定表を表示するWebパーツなど、SharePoint標準にはないWebパーツも用意されています。

Powell 365の特徴2：ヘッダーとフッター

Powell 365では、SharePointサイトに独自のヘッダーとフッターを表示することができます。ヘッダーには以下の機能が搭載されています。

　・ナビゲーション
　・更新通知
　・投稿

ナビゲーションを設定しておくと、サイトコレクション間やサイト内の移動が楽になります。

検索クエリが設定できるので、工夫次第ではメンテナンスの手間を減らすことができます。

上の画像では、「業務別ポータル」のテンプレートを適用したサイトコレクションを検索クエリで自動表示させています。

そのためサイトコレクションが増えたり減ったりすると、ナビゲーションの表示にも自動で反映されます。

SharePointと関連のない外部サイトにもリンクすることができますので、このナビゲーション一つでどこへでもアクセスできるようになります。

更新通知機能は、テナント内に新しい情報が投稿されたり、情報が更新されたりした時にそれを表示する機能です。

画像5のように、既読と未読とで色が変わります。

ここにも検索クエリを書くことができるので、予め設定した特定の情報だけをキャッチして表示することが可能です。

投稿機能では、ニュースやリストアイテムの投稿とファイルのアップロードが可能です。

SharePoint標準機能では、まず投稿先リスト/ライブラリのビューへ移動してから操作を行う必要がありますが、Powell 365ではサイト内のどこからでも投稿操作ができます。

Powell 365の特徴3：独自のテンプレート作成機能

Powell 365では、サイトの構築を行うための管理ツールを提供しています。

Powell Managerと呼ばれるこの管理ツールでは、サイトやリスト/ライブラリ、ページ、コンテンツ タイプ、ヘッダ/フッタなどサイトコレクションを構成する各要素を設定することができます。

最大の特徴は、すべての要素が再利用可能であることです。

Powell 365では、まず各構成要素のテンプレートを定義し、それを使ってサイトコレクションを作成します。

テンプレートを修正すると既存のサイトに反映してくれるので、同じテンプレートを使って複数のサイトコレクションを作成したり、複数のサイトコレクションの統一されたヘッダーを適用したりする操作が簡単に行えます。

最後に

いかがでしたか？

SharePointはただのポータルや文書管理用のサイトではなく、「そのサイトからすべての自分の仕事にリンクできる」という情報集約・リンク集としての機能をもたせることができます。

Powell 365を利用して更にSharePointを活用し、SharePointを「ポータルサイト」から「デジタル ワークスペース」にしていきましょう！

以上、Powell 365についてのご紹介でした。