まだ手入力してる？kintoneのレコード一括更新する方法教えます！
バンブロをご覧いただきまして、誠にありがとございます！
テクバンのITたまごぐみです！
本日はkintoneのレコード一括更新について紹介します。
kintoneの一括更新ってどういうときに使うの？
kintoneの一括更新はExcelファイルやCSVファイルをアプリに読み込んで、
登録済みのレコードの複数データをまとめて上書き（一括更新）することができる機能です。
どんな時に使えるかというと主に以下のような事態に陥ってしまった場合です。
CSV読み込んだ後で、データの入力ミスに気が付いてしまった…！
ファイル読み込み成功したけど、見直してみたら入力し忘れた項目があることに気が付いた…
でも、ほとんどの項目は正しく入力されているから、消さずに編集したい！
でもチマチマひとつづつ直すのは面倒くさい！
ファイル読み込みで大量のデータを読み込む際、間違いが一つならまだいいですが、いくつかまとめて直さないといけないとなると大変ですよね…
また、何らかの事情でまとまった数のレコードの変更がある場合でも一括更新が役に立ちます！
例えばお客さんの会社名が変わってすべて直す必要がある場合や、担当者が退職して引継ぎの担当者に代わる、といった場合が考えられます。
kintoneの一括更新を行う前に確認しよう
kintoneの一括更新は一括登録と同じで、事前準備をきちんと行わないと間違ったデータが登録されてしまうことや、
エラーが出て登録できないことがあります。
せっかく間違って登録したデータを直そうとしたのに、間違ったデータどころか他の正しいデータまで間違ったデータで上書きしてしまった…
そんなことを防ぐためにしっかり事前準備を行いましょう！
読み込むファイルの列とアプリのフィールドを対応付ける
読み込むファイルの各列のデータを、アプリのどのフィールドに読み込むかを指定します。
ここを間違っているとうまく更新できなかったり、間違ったデータが上書きされてしまう恐れがあります！
今あるデータを書き出して間違っている箇所を修正するというやり方だと、
1から読み込みのファイルを作成するよりも手間が省けて、エラーが減らせるので一石二鳥ですね！
またデータを登録・上書きしないフィールドは、読み込みの対象から外すこともできます。
読み込みの時点であらかじめ上書きしないフィールドを消しておけば、正しいフィールドが誤って上書きされてしまうこともなくなります！
フィールドによっては、データを上書きできない場合がある
フィールドには、種類や設定によって、読み込み先として指定できないものがあります！
ファイルを読み込む前に、アプリに配置されているフィールドが、ファイルからデータを登録・上書きできるかどうかを確認しましょう！
読み込み先として指定できないフィールドは、主にラベルや添付ファイル、関連レコード一覧です。
またテーブルを読み込む場合、テーブル内のフィールドに添付ファイルフィールドがあるとそのテーブル自体を更新することができません。
他にもフィールドの設定によって読み込みの可・不可が異なる場合があります。
詳細は公式ページをご覧ください。
アプリのデータの入出力
https://jp.cybozu.help/k/ja/id/04056.html#appdata
ファイルには、レコードごと・フィールドごとに読み込み可能な形式で記載する
ファイルには、1レコードのデータは1行で記載します。
ただし、テーブルが含まれるレコードの場合、1レコードのデータは、テーブルの行数にあわせて1行～複数行で記載します。
テーブルを含むレコードの読み込みファイルの作成は以下をご覧ください。
テーブルを含むレコードを登録・上書きするためのファイルを準備する
https://jp.cybozu.help/k/ja/id/040725.html
また、各フィールドごとに読み込むデータは、フィールドごとに読み込み可能な形式で記載します。
たとえば日付フィールドには、文字列型のデータを上書きすることができません。
異なったデータ型を登録しようとすると、エラーがでて読み込み自体ができなくなってしまうこともあります。
読み込みを行う前に、フィールドに対応する正しいデータ型が記載されているか確認しましょう！
ファイルを読み込む前にバックアップを取る
どんなに気を付けていても時に間違いは起きるものです。
誤ってデータを上書きしてしまった場合って、誤って新規登録した場合より悲惨ですよね…
誤ったデータを新規登録した場合は削除すれば何とかなりますが、正しいデータをまとめて誤ったデータで上書きしてしまったら、
どこが違うか覚えていない限り、履歴からひとつづつ直していくしかありません。
それを防ぐために、ファイルを読み込む前には必ずバックアップを取っておきましょう。
そうすれば万が一失敗しても、落ち着いて元の状態に戻すことができますね。
「一括更新のキー」となるフィールドを指定する
「一括更新のキー」とは、ファイルの各行のデータをどのレコードに上書きするかを特定するためのフィールドです。
「一括更新のキー」には、レコード番号や受注番号など、同じアプリ内でほかのレコードと値が重複しないフィールドを指定します。
例えば「一括更新のキー」をレコード番号にした場合、
「ファイルに記載されたレコード番号」と「アプリに登録されているレコードのレコード番号」が一致すると、
そのレコード番号が記載されたファイルの行のデータを、一致したレコードに上書きします。
一括更新を行う際は一括更新のキーが必ず必要です。
レコードを書き出しして読み込みファイルを作成する場合は、書き出しの際にレコード番号を追加することをオススメします！
ファイルを読み込むユーザーには、「ファイル読み込み」の権限が必要
ファイルを読み込むためには、アプリのアクセス権で「ファイル読み込み」の権限が必要です。
権限がないと、そもそもファイル読み込みの操作ができません。
権限があるかを確認し、ない場合は管理者に権限を付与してもらうか、管理者に作業を依頼しましょう。
一括更新の方法
1、画面右上のオプションボタンをクリックし、「ファイルから読み込む」をクリックします。
2、「参照」をクリックし、読み込むファイルを指定します。
3、「読み込むファイルの先頭行はフィールド名ですか？」のラジオボタンを選択し、「プレビュー」でファイルの内容が正しく表示されていることを確認します。
4、アプリの各フィールドに対して、データを読み込むファイルの列を指定し、一括更新のキーにチェックを入れます。
レコード番号を一括更新のキーにする場合は、赤枠を「レコード番号」、その列の一括更新のキーにチェックを入れます。
5、設定が完了したら画面左上の「読み込む」をクリックします。
cli-kintoneとは？
kintone コマンドラインツール（cli-kintone）は、コマンドで kintone のレコード情報を入出力できるツールです。
cli-kintoneを使うとkintoneの標準機能ではできない、一括でレコードの添付ファイルをダウンロードすることや、添付ファイルをレコードに添付することができます。
どうしても添付ファイルを一括更新したい人はぜひ使ってみてください！
cli-kintoneの詳しい内容は、こちらの記事でもご紹介しています！
コマンドを覚えるだけでkintoneがより便利に！cli-kintoneのご紹介！
最後までご覧いただきありがとうございました！
またお会いしましょう～！
