kintoneアプリでの通知の使い方紹介

皆さんこんにちは！

皆さんは、kintoneアプリのデータやステータスをリアルタイムで確認したいと思いませんか？
データが追加されたタイミングや、データがある条件に達した場合などにメールで通知がほしい、と思う方もいらっしゃいます。
そんな方々に今回は、kintone機能の１つである「通知」について紹介いたします！
通知とはどのようなものなのか、使い方や活用方法についてご説明します。

◇通知とは

kintoneアプリの操作により通知を送る機能で、この機能を使うと入力の手間を大幅に削減できます。
なお、kintoneの通知の条件は以下の３種類です。

(1)アプリの条件通知
　→アプリでの操作による通知を指します。
　　種類：レコード追加、レコード編集、コメント書き込み、ステータスの更新、ファイル読み込み
(2)レコードの条件通知
　→データの値の条件による通知を指します。例えばプルダウンが特定の値の場合や、ユーザー選択が特定の人の場合などに通知を送る、などが可能です。
(3)リマインダーの条件通知
　→データの日付や日時項目を用いて、指定の日付に達した際の通知を指します。またデータの日時の１週間前の9:30など、特定の日時の前や後に通知を送ることも可能です。

 ◇通知の機能

　こちらではkintoneで通知機能を設定するとどのように通知されるのか、機能について紹介します。

(1)アプリの条件通知
以下の例ではレコードを編集保存した際に通知する機能の紹介です。
まずは、編集画面で保存を押します。

保存後、対象通知先のkintone画面左上にある通知アイコンを押します。

以下のように通知が届きます。

(2)レコードの条件通知
以下の例では、至急フラグにチェックが入った際に通知する機能の紹介です。「至急」にチェックを入れて保存を押します。

先程と同様に、保存後、対象通知先のkintone画面左上にある通知アイコンを押します。

以下のように通知が届きます。

(3)リマインダーの条件通知
以下の例では、契約満了日１週間前になった際に通知する機能の紹介です。契約満了日に日付を入れて保存を押します。

先程と同様に、保存後、契約満了日１週間前になったタイミングで対象通知先のkintone画面左上にある通知アイコンを押します。

以下のように通知が届きます。

◇通知の設定方法

こちらでは、通知機能を使えるようにする手順をご紹介いたします。

１．通知を設定するアプリの設定画面に移動します。

２．設定タブを押します。

３．アプリの条件通知を設定する場合、「アプリの条件通知」を押下し設定します。
通知したい通知先と条件にチェックを入れ、保存を押します。

４．レコードの条件通知を設定する場合、「レコードの条件通知」を押下し設定します。
通知したい通知先と条件、通知内容を入力し、保存を押します。

５．リマインダーの条件通知を設定する場合、「リマインダーの条件通知」を押下し設定します。
通知したい通知先と条件、通知内容を入力し、保存を押します。

６．保存後、アプリを更新して完了です。

◇活用例

こちらでは、通知を使用した活用例をご紹介します。
※今回はkintoneアプリストアにてテンプレート化されている契約書管理アプリに、一部項目を追加して使用しています。

１．メール通知を設定してリマインドで更新漏れを防ぐ！
メール通知とリマインダーの条件通知を使い、特定の時間になった際にメールにてリマインド通知を送ることができます。

（１）メール通知が送られるように設定を変更します。

（２）通知を設定するアプリの設定画面に移動します。

（３）設定タブを押します。

（４）「リマインダーの条件通知」を押下し設定します。

（５）対象アプリにリマインダーの条件通知を設定します。

（６）保存を押して、設定は完了です。

（７）条件に合致すると、メールが送られてきます。

◇活用のヒント

以下は、通知を活用するためのヒント集です。

１．通常の通知と自分宛て通知の違い
kintoneの通知には、通常の通知と自分宛て通知の２パターンがあります。
自分宛て通知というのは、自分が宛先に指定された通知のことです。
以下のようなパターンを指します。
・コメントの宛先に指定された場合（個人、所属組織、所属グループ）
・レコードの更新やコメント書き込みがあった場合
・アプリのレコード値が特定の条件に合致した場合
・ユーザー選択にて、自身が選択されているレコードの更新やコメント書き込みがあった場合
・アプリのリマインド通知を設定した場合
・プロセス管理を設定しており、その作業者に自身が選択された場合

先程紹介した、メール通知はこれらの「自分宛て通知」の場合に送ることができます。
それ以外の通知もメールにて通知させるように設定を変更することは可能ですが、通知の数が多くなり、メールでも追いきれなくなるため通知の設定には十分に注意が必要です。

２．通知を活用した応用について
また以下の機能についてはkintoneの機能に搭載されていませんが、javaScriptにて機能追加が可能です！ お困りの際は、ぜひ一度以下から問い合わせください。
kintone開発支援サービス
　・レコード編集保存時に特定の値を更新し、通知を送る機能
　・レコード編集保存、ステータス変更時に保存日時の数時間後の値をレコードに保存しリマインド通知を送る機能
など、様々な対応が可能です。

今回は以上になります！
では、また次回！